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バーチャルオフィス利用するうえで、郵便物の受け取り・転送トラブル例として以下のようなものが挙げられます。
- 自分宛ての郵便物が届かない
- 届いているか分からない
- 郵便物の受け取り制限があった
これらのトラブルには原因があり、契約前に確認しておくことで回避できる可能性があります。
この記事ではそれぞれのトラブルの原因と、郵便物の受け取り・転送サービスで評価の高いおすすめなバーチャルオフィスを紹介します。
おすすめバーチャルオフィス
※他サイトでの紹介コードの引用は固く禁じます。
バーチャルオフィスに自分宛ての郵便物が届かないトラブル
郵便物が宛先不明などの理由で送り主に戻ると、受け取りまでに時間がかかるうえに再発送の手間がかかるため、避けたいトラブルです。
この郵便物が届かなかった原因として考えられるのがこちら。
- 送り主が宛先に号室まで書かなかった
- バーチャルオフィス側に登録していない名前や事業者名で送られた
原因|送り主が宛先住所に号室まで書かなかった
バーチャルオフィスはビルの1室であることが多く、郵便物は集合ポストに投函されます。
郵便物ポストに契約者名は掲示されないため、号室まで書かれていないと「宛先の事業者がない」とみなして配達員の方が持ち帰る可能性があります。
解決策
Webサイトや名刺には、号室を省略せず記載しましょう。
原因|バーチャルオフィス側に登録していない名前や事業者名で送られた
バーチャルオフィス側は、登録されていない事業者名や個人名の郵便物を受け取ることはできません。
個人事業主なら登録していない屋号、法人なら、登録していない個人名だけが書かれていると、受け取れない可能性があります。
解決策
個人事業主なら屋号も必ずバーチャルオフィス側に伝えましょう。
法人については、すべての個人名を登録することは難しいため、代表者の名前だけでも登録しましょう。
バーチャルオフィスに郵便物が届いているか分からないトラブル
バーチャルオフィス利用者に意外と多いのが、「郵便物が届いているのか分からない」というトラブルです。
どうしてもバーチャルオフィスを経由すると手元に届くまでに時間がかかりますが、「郵便物が今どこにあるのかもわからない」状態では、仕事に影響する可能性があります。
このトラブルの原因は、郵便物到着通知サービスがあるバーチャルオフィスを選ばなかったことです。
最近では月300円～で利用できるバーチャルオフィスもありますが、サービスが手薄な傾向があります。
下記のように、郵便物がどこにあるかも分からない、いつ届くかも分からないストレスが原因で解約する事例もあります。
- 郵便物の到着通知のないバーチャルオフィスを選んだ
- 定期転送のタイミングが曖昧だった
原因|郵便物の到着通知のないバーチャルオフィスを選んだ
バーチャルオフィス経由の場合、普通郵便を利用すると手元に届くまでに10日以上かかることもあります。
急ぎでない郵便物なら問題ありませんが、請求書など期限がある書類の場合は間に合わない可能性があります。
解決策
郵便物の到着通知があるバーチャルオフィスを選びましょう。
通知内容は、届いている郵便物の詳細が分かるものがおすすめです。
原因|定期転送のタイミングが曖昧だった
バーチャルオフィスのなかには、定期転送のタイミングが定まっていないものがあります。
毎週水曜日なら、前日までに届いた郵便物は水曜日に発送されるので、どれくらいで手元に届くかが予想できます。
一方で定期転送のタイミングが曖昧な場合、いつ転送されるのかが分かりません。
解決策
転送タイミングが明記されているバーチャルオフィスを選びましょう。
「〇日～△日に1回転送」といったあいまいなバーチャルオフィスは避けましょう。
原因|郵便物の受け取り制限があった
宛先が間違っていなくても、バーチャルオフィス側が郵便物を受け取れない原因は3つあります。
- 受け取り不可の郵便物だった
- そもそも郵便物受け取り不可のプランだった
- 受け取り数に制限があるプランだった
原因|受け取り不可の郵便物だった
バーチャルオフィスはすべての郵便物を受け取れるわけではありません。
以下の郵便物を受取り不可としているバーチャルオフィスが多いです。
- 現金書留
- 内容証明
- 本人限定受取
- 代金引換
- 特別送達
- 爆発物・発火性その他の危険性のあるもの
- 毒薬、劇薬、毒物又は劇物
- 人に危害を与えるおそれのある動物
- 銃砲刀剣
- 犬、猫、小鳥等のペット類
生き物や危険物などは分かりやすいのですが、簡易書留などサインが必要な郵便物の受取りができないケースもあります。
解決策
サインが必要な郵便物の受け取りについては、バーチャルオフィスごとに対応が異なります。
サイン1回ごとに費用が発生するケースもあるため、無料で受け取ってくれるバーチャルオフィスを選びましょう。
原因|そもそも郵便物受け取り不可のプランだった
郵便物を一切受け取らないプランを選んだ場合、来店して直接受け取ることもできません。
この郵便物の受け取り不可のプランで郵便物が届いた場合、対応は2つに分かれます。
- 郵便物を郵便局へ返す
- いったん受け取り、郵便物受け取り可能なプランに変更または破棄
2.の場合、プラン変更費用が1万円ほど発生するケースがあります
解決策
なるべく郵便物の受け取り・転送可能なプランを選びましょう。
私もそうでしたが、副業をスタートしたころは郵便物のやりとりは一切ありませんでした。
しかしビジネスが進んでいくにつれて、契約書を交わす、サンプルが届くなど、状況は変わりました。
原因|受け取り数に制限があるプランだった
バーチャルオフィスのなかには、1か月あたりの受け取り郵便物数に制限があるケースがあります。
この場合、受け取ってはもらえるのですが、郵便物量の制限がないプランに変更するといった対応が必要になります。
解決策
細かい制限があるプランはできるだけ避けましょう。
また、郵便物がたくさん届くと分かっている場合は、契約前にバーチャルオフィス側に確認が必要です。
郵便物のトラブルが心配な人におすすめなバーチャルオフィス
郵便物のトラブルが心配な方には、ワンストップビジネスセンターがおすすめです。
私がワンストップビジネスセンターをおすすめする理由が、郵便物の受け取り・転送サービスに力を入れてお金をかけているという点です。
ワンストップビジネスセンターの郵便物受け取り・転送サービスの概要がこちら。
- 週1回の郵便物転送
- 1通100ｇ以内の郵便物の転送無料
- サインが必要な郵便物の代理受け取り無料
- 郵便物の到着通知が無料
- マイページで郵便物の詳細確認
- 郵便物の転送、破棄など指示ができる
ワンストップビジネスセンターは月額4,980円～となっていますが、無料で利用できるサービスが他社よりも圧倒的に多いです。
郵便物が届いてから、どうやって受け取るのか指示をするのもマイページからできるため、利便性が高いです。
私は400店舗以上のバーチャルオフィスを分析してきましたが、郵便物の受け取り・転送サービスでワンストップビジネスセンターを利用中です。
お得な契約特典を用意していただきましたので、契約の際にはぜひご活用ください。
※他サイトでの紹介コードの引用は固く禁じます。
後悔しないよう、郵便物関連サービスにも目を向けよう
バーチャルオフィス利用者の解約理由として多いのが、郵便物の受け取り・転送サービスに対する不満です。
契約書など重要な書類が発送されたのに、いまどこにあるのか、いつ届くのが分からないとなると、信用問題につながります。
後悔しないよう、バーチャルオフィスを上手に選びましょう。
一緒にあなたにぴったりなバーチャルオフィスを考えます。
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