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海外赴任や留学する方の悩みの1つに、郵便物をどうするか？というものがあるかと思います。
家を留守にしている間に期日の迫った納付書が届いていたら心配ですよね。
そんな方の悩みを一気に解決する方法の1つが、バーチャルオフィスの利用です。
- 郵便物の受取
- 郵便物の到着連絡
- 郵便物の転送
これらが全てバーチャルオフィスなら可能です。
特に、届いた郵便物をリアルタイムで確認したい方にバーチャルオフィスはおすすめです。
郵便物を代わりに受け取ってもらう方法
まず、日本を離れている間に郵便物を受け取ってもらう方法を紹介します。
一般的な方法として実家等に転送をかける方も多くいますが、デメリットもあります。
郵便局に転居届を出す
メリット
- 実家など受取人がいる住所へ無料で転送できる
郵便局に転居サービスを利用すれば、最長1年間郵便物を指定した住所へ転送してもらえます。
e転居サービスを利用すれば、ネットから申し込めるので便利です。
無料なので、手軽に利用できるサービスです。
デメリット
- 転送不要の郵便物は転送されない
- 毎回転送の手続きをする必要がある
- 転送先が実家の場合、家族に全ての郵便物が見られる可能性がある
転居届の場合、転送不要の郵便物は配達されません。
また、実家等へ転送するとなると、全ての郵便物が人の目に触れることになります。
転居届では都合が悪い場合、不在届を出すという方法もあります。
旅行や帰省など、長期間ご不在となる場合は、不在となる期間（最長30日）をあらかじめ不在届により届けていただければ、その期間内に到着した郵便物等は、届出期間終了後に配達にお伺いします。
https://www.post.japanpost.jp/question/115.html
不在届も無料ですが、届いた郵便物の通知サービスはありません。
バーチャルオフィス
メリット
- 郵便物の到着通知・受取・転送が可能
- 月額3,000円以下で利用できる
デメリット
- お金がかかる
- 短期利用できる会社を選ぶ必要がある
- 郵便物の取り置きは難しい
海外赴任や留学する方の郵便物の問題を一気に解決する方法の1つに、バーチャルオフィスがあります。
バーチャルオフィスとは住所だけを借りることができるサービスで、届いた郵便物は受取・転送してもらえます。
また、会社によっては届いた郵便物を写真付きで通知してもらうことも可能です。
海外赴任中に届いた郵便物をリアルタイムで確認できるため、おすすめのサービスです。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは「住所だけを借りる」サービスです。
怪しさを感じるかもしれませんが、法人の住所や個人事業主の住所としても利用することが認められており、もちろん個人の利用も可能です。
ただし、住民票を置くことはできません。
あくまで「第二の住所」という利用方法になります。
バーチャルオフィスでできること
バーチャルオフィスでは、住所を借りる以外にも様々なサービスがあります。
海外赴任中の方であれば、以下のサービスが便利かと思います。
- バーチャルオフィスに届いた自分の郵便物の受取・転送
- 届いた郵便物をリアルタイムで通知
届いた郵便物は、設定した送付先に送られます。
記事後半で紹介するバーチャルオフィス「NAWABARI」は、指定した郵便物を開封してPDF化するサービスがあります。
PDF化した郵便物は破棄することもできるため転送費用節約が可能です。
※PDF化1枚につき110円の手数料
転送不要なチラシやDMは破棄、必要な郵便物のみ転送またはPDF化という方法もあります。
バーチャルオフィスの料金
バーチャルオフィスは、基本料金が月額500円～3,000円となっています。
そこに郵便物転送料金が追加されます。
郵便物転送料金は手数料と送料合わせて1回300円～が相場です。
郵便物の量によって転送料金は異なります。
郵便物を破棄する指示もできるので、転送費用を節約することも可能です。
バーチャルオフィスの利用方法
契約し、住所を教えてもらう
まずはバーチャルオフィスを契約して、利用できる住所を教えてもらいます。
バーチャルオフィスは100社以上あり、選ぶことが非常に大変です。
この後紹介するおすすめバーチャルオフィスがご参考になるかと思います。
納付書など送付先をバーチャルオフィスに設定する
納付書等の送付先をバーチャルオフィスに変更すれば、届いた郵便物を受取って自宅に転送してもらえます。
ただ、毎回契約して郵便物の送付先をバーチャルオフィスに変更することは非常に手間です。
そこで、郵便局の転居届を利用するのがおすすめです。
転居届を利用すれば一括で郵便物の転送先を指定した住所に変更することができます。
日本に戻る予定が分かり次第すること
- 郵便物の転送を終了（バーチャルオフィス→自宅へ転送手続きをする）
- バーチャルオフィスの解約
日本に戻る予定が分かっている場合、郵便物の転送をストップしましょう。
この転送を停止するには、「バーチャルオフィス→自宅」へ新たに転送手続きをします。
また、単月契約や2か月の契約などバーチャルオフィスは様々な契約期間があります。
お金を払いすぎないよう、解約方法を確認してタイミングを逃さないようにしましょう。
バーチャルオフィスの注意点
バーチャルオフィスは利便性が高いのですが、注意点が何点かあります。
ビジネス目的以外の利用ができない会社が多い
バーチャルオフィスの多くはビジネス向けのサービスとなっており、郵便物対応だけで利用する事ができない会社が多いです。
事業計画書の提出が必須など、海外赴任や留学生の方は利用できないケースがあります。
記事後半のおすすめバーチャルオフィスであれば、私書箱的な使い方ができます。
転送頻度が週に1回だと多すぎる可能性がある
バーチャルオフィスの郵便物転送サービスは、転送頻度が決まっています。
多くは週1回、会社によって隔週や月1回のプランがあります。
郵便物でお困りの方は、おそらく日本を離れる期間は1週間やそこらではないかと思います。
この後紹介するおすすめバーチャルオフィスは、郵便物の開封とPDF化サービスがあります。
短期間での利用は割高
バーチャルオフィスは、契約期間が長いほど月額料金が安くなります。
1年契約で最安プランが利用できることが一般的です。
年間を通して不定期に海外に行く方であれば、1年契約をしておいて、海外赴任の都度バーチャルオフィスに転送すれば安く利用できます。
受取できない郵便物がある
バーチャルオフィスでは受取できない郵便物があります。
NAWABARIというバーチャルオフィスを参考に紹介します。
- 現金書留郵便
- 内容証明郵便
- 特別送達郵便等の特殊取扱郵便物
- セキュリティパッケージ等の貴重金配送
- 金券や貴重品
- その他、法律に違反するもの
上記のように、金券や本人が受け取らなければならないもの、生物等が該当します。
これらの受取できないものは、不在票対応または差出人へ返還対応となります。
この他、郵便局の転送サービスでバーチャルオフィスへ転送している場合、「転送不要郵便物」は差出人に戻ります。
海外赴任や留学する方におすすめなバーチャルオフィス
ここからは、日本を離れている間だけバーチャルオフィスを利用したい人におすすめなバーチャルオフィスNAWABARIを紹介します。
NAWABARIが海外赴任や留学生におすすめな理由がこちら。
- 郵便物開封と読み込みサービスですぐに中身を確認できる
- マイページ上で届いた郵便物の転送・破棄・読み込み指示ができる
郵便物開封と読み込みサービスですぐに中身を確認できる
NAWABARIは、バーチャルオフィス業界では珍しい郵便物開封と読み込みサービスがあります。
つまり、すぐに中身を確認したい郵便物があればPDFで中身を見れるサービスです。
一般的なバーチャルオフィスは郵便物開封不可となっているため、中身の確認を希望する場合は実家等に転送してもらって開封してもらう必要があります。
NAWABARIは、月額1,100円のオプションで開封・PDF化が可能です。
PDF化して転送不要であれば破棄の指示もできるため、転送費用節約も可能です。
自宅ポストに郵便物がどっさりたまることを防ぐこともできます。
※PDF化1件につき110円
マイページ上で届いた郵便物の転送・破棄・読み込み指示ができる
NAWABARIは、届いた郵便物の外観を写真で確認できます。
バーチャルオフィス業界ではテキスト通知が多いため、必要な郵便物なのが判断しにくいデメリットがありました。
NAWABARIは写真で確認できるため、破棄・郵便物の開封依頼・転送の指示ができます。
日本に戻る前に、届いた郵便物の概要を知ることができます。
また月額1,100円の「郵便物開封と読み込み」オプションを利用すれば、中身もオンラインで確認できます。
NAWABARIの料金
NAWABARIは月額1,100円から利用できます。
ただし月額1,100円の「ネットショップ運営プラン」は年間契約となっています。
4か月以内の利用であれば、ビジネスプランの月契約の方が安くなります。
| ネットショップ 運営プラン ※年間契約のみ | ビジネス プラン ※月契約 | |
|---|---|---|
| 3か月利用 | 13,200円 | |
| 4か月利用 | 13,200円 | |
| 5か月利用 | 16,500円 | |
| 郵便物の 開封・PDF化 | オプション 月額1,100円 | オプション 月額1,100円 |
郵便物の開封・PDF化のサービス利用には、月額1,100円の「郵便物開封と読み込みサービス」オプションを追加します。
【インタビューで納得】NAWABARIの口コミ・評判から分かる人気の理由 まとめ
今回、日本を離れている間の郵便物でお困りの方への解決策としてバーチャルオフィスを紹介しました。
郵便物を受け取ってくれる実家等があっても、何が届いたかを都度知らせてもらうのが難しいこともあるかと思います。
今回紹介したバーチャルオフィス「NAWABARI」であれば、写真付きで届いた郵便物をお知らせしてくれるので便利です。
さらに郵便物を開封してPDF化するサービスなら、日本に戻る前に内容を確認することも可能です。
ぜひ検討してみてください。
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