オフィス縮小によるコスト削減ならバーチャルオフィスという手がある

コロナ禍になかば強制的にテレワークが普及しました。

一時的なテレワークが恒久的なものになり、オフィス縮小をするかお悩みの方にはバーチャルオフィスを一度検討して頂きたいです。

仮想空間ではなく、住所だけを格安価格で借りられる新しいオフィスの形です。

完全にテレワークに移行しても、会社の住所を自宅に移すわけにはいかないという方も多いと思います。

かといって、使わないオフィスを住所のためだけに借り続けるのは非常にもったいないです。

バーチャルオフィスであれば、格安価格で一等地の住所を確保し、対面での打ち合わせが必要な時にだけ貸会議室をレンタルするという、究極のコストカットが可能です。

やっち

バーチャルオフィスは年々利用者が増えている、新しいオフィスの形です。

バーチャルオフィスによる究極のコストカット方法を紹介します。

著者：やっち
バーチャルオフィスを調査し始めたら面白くなり、気づけば200社以上を分析。

300時間以上かけて分析してきた知識と経験を元にバーチャルオフィスを紹介。

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オフィス縮小の動き

オフィス縮小の意向が強い業種

コロナ禍に急遽テレワークを導入した企業が、出社率を上げることなくそのままの勤務体系を維持する傾向があるようです。

ザイマックス総研の研究調査結果を見ると、とくに情報通信業ではオフィス面積を縮小したいという意向が14.2％と大きいことが分かります。

情報通信業といえＷＥＢエンジニア、アプリケーションエンジニアなど対面で行う業務が少なく、PCがあればテレワークでも可能な業種です。

コロナ禍に一気にテレワークが進んで体制が整ったため、使っても使わなくてもお金がかかる事務所を縮小する傾向が強いと考えられます。

オフィス縮小の理由で多いのはテレワークの普及

オフィス縮小の理由として最も多いのが、「テレワークによる面積が減る」です。

下のグラフの右側が、オフィス面積縮小の理由のグラフです。

テレワークが一時的なものと捉えていれば、テレワークでの勤務が増えても事務所を縮小移転することは少ないと考えられます。

グラフではコロナが収束に向かい始めた2022年でも「テレワークにより必要面積が減る」と64.8％の企業が回答しており、テレワークを一時的な物ではなく通常のワークスタイルとして受け入れる企業が多いと考えられます。

ポストコロナでハイブリッドワークが普及

コロナが落ちついてくると、出社とテレワークを使い分けるハイブリッドワークを行う会社が東京23区では8割に上るそうです。

今まで当たり前だった「オフィスに出勤して対面で仕事」は必要最低限になり、基本的にはテレワークで業務をこなすというスタイルが今後さらに普及するかもしれません。

テレワーク普及にあわせて色々なサービスが登場

テレワークが一気に普及したことで、様々なサービスも登場しました。

• テレワーク中の勤務時間を把握するサービス
• テレワーク中のPC画面を管理人がチェックできるサービス
• コミュニケーション不足解消のためのボイスチャットサービス

テレワークを推進していきたい企業にとっては追い風ともいえる環境です。

やっち

コロナが収束に向かい始めてもオフィス縮小を決断する企業は多いです。

ではオフィス縮小するとどんなメリット・デメリットがあるのか？簡単に紹介します。

オフィス縮小のメリット

オフィス縮小には分かりやすくコストカットできるメリットがありますが、より会社のブランドをアップさせることも可能です。

オフィス縮小で大幅なコストカットが可能

オフィスの賃料が下がるだけで大幅なコストカットが可能です。

エアコンの温度を1度下げて電気代節約、コピー用紙をまとめ買いして安く仕入れるといった方法とは桁違いのコストカットが可能です。

オフィスで使っていない場所があれば、空気を保管するためにお金を払っているようなものです。

オフィス縮小は最も効率の良いコストカット方法と言えます。

オフィス縮小で同じ金額でも一等地の事務所が借りられる

コストカットというよりもオフィスを効率よく使うことが目的であれば、事務所面積を小さくしてより立地の良いオフィスに移転するということが可能です。

面積の小さいオフィスにすれば、今の貸事務所の賃料の同等の金額でより立地の良いオフィスを借りることも可能です。

一等地の住所を利用する事で、会社のイメージアップが可能です。

オフィス縮小のデメリット

オフィス縮小にも様々な理由があるかと思いますが、特に働き方をテレワークに移行するために縮小すると新たな問題が出てきます。

オフィス縮小でテレワーク普及によるコミュニケーション不足の問題

今まで対面で仕事をしていた人たちがテレワークに移行すると、コミュニケーション不足の問題が生じます。

チャットやメールなど文章でのやりとりはニュアンスが伝わりにくいなどデメリットがあります。

最近ではテレワーク専用のボイスチャットサービスがリリースされるなど、問題解決ができるツールが登場しています。

テレワーク中ので紙媒体の業務で困る

顧客にサインをしてもらった郵便物を確認する、プリントアウトして契約書を作成する等の紙を使った業務で不便さを感じるかもしれません。

自分宛ての郵便物は出社した人にスキャンしてもらうか取りに行く、自宅にプリンターがない場合はコンビニで印刷するなどの対処方法がありますが、事務所にいれば一瞬で解決できることにひと手間かかります。

最近ではオンライン契約ツールも普及してきてはいますが、導入が追い付いていない場合は検討する必要があります。

テレワーク中の管理ツールが必要

テレワークとなると、勤務中についゴロっと横になってしまうという人も多いのではないでしょうか？

（私がそうです）

上司からすれば部下がちゃんと仕事をしているのか疑いたくもないですし、余計なストレスにもなります。

今では勤務管理ツールが次々とリリースされ、テレワーク推進を後押ししてくれる環境にはなってきています。

やっち

オフィス縮小には大きなメリットがある一方、勤務体制を整える、新しいサービスを導入するといった手間もかかります。

ここからは、最大のコストカット方法でもあるバーチャルオフィスを紹介します。

オフィス縮小でバーチャルオフィスをおすすめする理由

バーチャルオフィスは最強のコストカット方法

バーチャルオフィスは月額5,000円あれば一等地の住所を借りられるサービスです。

「会社の住所をどうしよう…」など、住所でお悩みの方にはぜひ検討して頂きたいサービスです。

完全テレワークに移行となれば、オフィス縮小よりも事務所を解約するという方法がありますが、ある問題が浮上します。

• 会社の住所をどうする？
• 自宅住所は使いたくない
• 住所が変わって会社のイメージを下げたくない

そうなると一般的にはより狭い事務所を探しますが、貸事務所は安いものでも月額3万円はかかります。

しかも安いほど建物は古く、立地も悪くなります。

こちらが、47都道府県すべての事務所の賃料の最安値と最高値をまとめた表です。

47都道府県で5,000円の事務所を見つけましたが、築30年、3坪（約10㎡）の極小事務所で「ここだ！」と思えるオフィスではありませんでした。

会社の住所のためにわざわざ立地が悪くて古い事務所を利用するのは、会社のイメージダウンにもつながるのでおすすめしません。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは「住所だけを借りる」サービスです。

こちらの説明画像をご覧ください。

まずバーチャルオフィス運営会社が事務所を借ります。

一般的な事務所契約です。

運営会社は、借りた事務所の住所だけを、希望者に貸し出します。

バーチャルオフィス契約者は1つの住所をシェアすることで、月額5,000円でも一等地の住所を使うことができます。

バーチャルオフィスでできること

バーチャルオフィスで借りた住所を使って様々な事ができます。

• 法人登記の住所
• 個人事業主の開業届の住所
• ネットショップの販売者住所
• HPや名刺に会社住所として記載

プランによって使用制限はありますが、事務所を借りた時と同じように住所を使用できます。

法人登記でバーチャルオフィスの住所を使うことに不安があるかもしれませんが、違法ではなく多くの人がすでに登記しています。

さらに、実店舗に近い機能を持ったバーチャルオフィスもあります。

• 有人受付による来客対応
• 貸会議室の設置
• 郵便物の受取・転送

このようにバーチャルオフィスは自分専用の部屋はないものの、事務所を借りた時と同じような感覚で使用ができます。

やっち

バーチャルオフィスで法人登記して法人口座を開設したり、融資を受けている人もいます。

バーチャルオフィスを利用できない業種がある

バーチャルオフィスは自分専用の部屋ではないため、自社看板を設置したり、部屋に常駐することはできません。

これらの特性から、一部の業種ではバーチャルオフィスを使って開業ができません。

他にも来店が頻繁な業種の場合、会社の住所に顧客が来た際には貸会議室を抑えておくなどの配慮が必要になります。

バーチャルオフィスのデメリット

作業スペースがないバーチャルオフィスゆえのデメリットがこちら。

• 自分専用の部屋はないため、物を置いたり作業するスペースは別途必要
• バーチャルオフィスによっては無人受付、貸会議室がない
• 選び方が非常に難しい

自宅とは別で作業スペースが必要な方は、やはり事務所などを契約する必要があります。

それ以外にも、バーチャルオフィスに興味はあっても選べないという悩みを抱える方は多くいます。

年々数が増加し、様々なプランが次々と登場するので無理もありません。

ただ200社以上のバーチャルオフィスを見てきた私からすると、安心して利用できるバーチャルオフィスは限られます。

ぜひこのバーチャルオフィス比較サイトを活用してください。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスで住所だけを借りることで得られるメリットはこちら。

• 一等地の住所を格安で利用できる
• 自宅住所以外の住所が手に入る
• プライバシーを保護できる

テレワークが普及した今、自宅で作業ができるのにわざわざ事務所を借りて毎日出社するスタイルを見直す動きがあります。

とはいえ名刺やHPに自宅住所は記載したくない、という問題を一気に解決できるのがバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィスの相場

バーチャルオフィスは会社によって価格帯が異なりますが、企業向きのプランであれば月額5,000円が目安です。

やっち

貸事務所で5,000円となると極小で建物が古く、立地が悪いものばかりですが、バーチャルオフィスで月額5,000円だせば銀座や青山、渋谷といった超一等地のビルの住所を利用できます。

オフィス縮小を考えている方におすすめなバーチャルオフィス

バーチャルオフィス選びの注意点

オフィス縮小を考えている方におすすめできるバーチャルオフィスは限られています。

激安ともいえる月額500円以下のバーチャルオフィスも最近増えてきていますが、運営の安定性で不安な面があるのでおすすめしません。

実際にいくつもの会社が閉鎖しています。

閉鎖までしなくとも、ちゃんと郵便物が転送されないといったトラブルがあれば取引先からの印象に悪い影響を与えかねません。

プロがおすすめバーチャルオフィス

オフィス縮小を考えている方におすすめできるバーチャルオフィスはワンストップビジネスセンターです。

老舗であり、全国40店舗以上の大手バーチャルオフィスです。

私は10社以上のバーチャルオフィス運営会社の方と直接お話し、200社以上を分析してきましたが、安心・安定といえばこの会社です。

ワンストップビジネスセンターは月額5,280円～と、実はバーチャルオフィス業界では中価格帯です。

格安ではありませんが、この月額5,000円というのは基準にしても良いと思います。

月額1,000円を切るプランでワンストップビジネスセンターと同様のサービスとなっているなら、なぜ安くできるかを疑いましょう。

やっち

ワンストップビジネスセンターには貸会議室が設置されている店舗も多く、商談や打ち合わせが可能です。

有人受付のある店舗なら、不意の訪問があっても簡単な対応をお願いできます。

2024年4月24日 【ワンストップビジネスセンターの評判が高い理由】全店舗の口コミ調査とサービス内容を宅建士が分析

オフィス縮小によるコスト削減なら、バーチャルオフィスで徹底的に！

完全テレワーク移行ができるのであれば、ぜひバーチャルオフィスを検討して頂きたいです。

「あとは会社住所があればいいのに…」という問題を、バーチャルオフィスであれば一発で解決できます。

届いた郵便物は転送してもらう、来客があれば簡単な対応をしてもらう、設置された貸会議室で打ち合わせをするなど、必要最なサービスを必要な時にだけ利用することが可能です。

この比較サイトには、全国から選んだおすすめバーチャルオフィスまとめ記事もありますので、ぜひ活用してください。

2024年4月11日 計212社≫格安おすすめバーチャルオフィス9社を宅建士が厳選！

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