バーチャルオフィスとは？リスク、メリット、デメリットを紹介

バーチャルオフィスとは

「バーチャルオフィス」とは、実在する部屋を契約せず、住所や固定電話番号だけを安く手に入れられるサービスです。部屋ではなく、住所だけを借りる、いわゆる「住所貸し」です。

なぜわざわざ住所だけ？

近年の副業ブームやコロナにより、事務所ではなく自宅で仕事をする人が増えています。
そこで問題になってくるのが

こういった「仕事は自宅で完結するが、ビジネス用の住所が欲しい」人たち向けの新しいサービスがバーチャルオフィスです。

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バーチャルオフィスでできること

法人として機能させるのに必要な事ができる

・法人登記
・銀行の法人口座開設や社会保険加入
・郵便物転送
・電話番号・転送・代行
・会議室のレンタル（提供していない会社あり）
・来客対応（対応していない会社もあり）

やっち

シンプルに「自宅とは別の住所が欲しい」という人や、法人設立に必要な「登記用の住所」が欲しい人が利用します。

さらにこんなサービスもある

・法人登記代行
・会計サービス
・融資・補助金・助成金サポート
・WEB制作サポート

やっち

法人設立までのサポート、設立後のサポートが用意されています。
申し込む会社によって様々なので、選ぶ際のポイントになります。

事務所の賃貸契約、レンタルオフィス、シェアオフィスとの違い

仕事用の住所や電話番号が欲しい方の選択肢として、「レンタルオフィスや事務所を借りる」という選択肢があると思います。
それぞれの特徴を知り、自分に合ったオフィスを用意しましょう。

バーチャルオフィス

実在する部屋を借りるわけではなく、住所を借りる。
住所があることで法人登記が可能になり、仕事用の電話・FAX番号が格安で手に入れることも可能。

事務所を借りる

実在する部屋で賃貸借契約を結び、1室が丸っと専用スペースとなる。
事務所は住居とは違い「事業用物件」の扱いになり、入居前に部屋がボロボロでも自分で改装し、退去時には元に戻す必要がある。

完全な個室でプライバシーを守りたい、複数人で作業をするスペースが必要、士業などで実在する事務所を持っていないと許可がおりないといった場合は事務所を借りる必要がある。

シェアオフィス

1つのオフィスを複数の企業や個人で共有するオフィス。
席は毎回好きな所を選んで決めるタイプや、半個室タイプなど様々。
より利用者同士のコミュニケーションを重視したものが「コワーキングスペース」と呼ばれる。

備品、賃料等を複数人で負担する分、好立地な場所にオフィスを構えることができる。

レンタルオフィス

業務に必要な机、椅子、パソコン、インターネット環境があらかじめ用意されていることが多い。
すぐにオフィスを借りてそこで仕事がしたい！ならレンタルオフィスがおススメ。
専用の個室が用意されていることが多く、シェアオフィスよりもプライバシー面は安全。

なぜわざわざバーチャルオフィス借りるのか？

費用面を比較

地域や利用するサービスによって差はあるものの、初期費用とランニングコストが圧倒的に安いのはバーチャルオフィスです。

バーチャルオフィス以外の場合、ネット料金や備品代を1人または複数人で負担することになります。

すでに自宅で仕事が完結しているなら、わざわざ別の場所で重複して様々な費用を払うことは非常にもったいないです。

自宅を使えば作業スペースが足りている、ネット通販でプライバシー保護のためだけにビジネス用の住所が欲しい。
そういった「その場所まで行って作業する必要性はない」がないならバーチャルオフィスをおススメします。

やっち

私自身、事務所の仲介業に携わっていますが、地方都市でも賃料40,000円～、初期費用は賃料半年分以上がかかります。さらに改装費、更新料がかかったりと思わぬ出費があります。
見ていて怖いです…

2023年7月16日 バーチャルオフィスと初期費用とランニングコスト

オフィス設立までにかかる時間を比較

「法人の住所と、できれば電話とFAX番号が用意できたらOK」
といった最低限の機能だけを利用したい場合はバーチャルオフィスがおすすめです。

実際に作業する場所を借りるとなれば、家からのアクセス、事務所の雰囲気など様々な事を考えなければなりません。内覧も必須になります。

ところが、バーチャルオフィスであれば「内覧せずサービスで決める」という手もあります。

実際に使う部屋は存在しないので、純粋に各社のサービス内容と費用で絞り込みができます。

1度はオフィスの住所となっているビルに足を運ぶといいのですが、遠いとそう簡単にはいきません。

バーチャルオフィスを提供している会社には即日契約できるところもあります。

やっち

貸事務所の仲介をしているとたまに内覧せず契約する人がいますが
99％何かしらの文句を言ってきます。
事前に室内の写真を送るなど対応していますが、やっぱり実際に見るとイメージと異なるようです。
「そこで今後仕事をしていく」なら内覧は必須です。

バーチャルオフィスを借りるべき人とは？

ひと言でいえば「事務所借りても使うことないけど、ビジネス用の住所が欲しい」
そんな人にはピッタリなオフィスです。

やっち

個人事業主だけど、売り上げ金額を考えると法人に切り替えたい。
さっそく法人設立！と思っても、賃貸住まいの場合は注意が必要です。
引っ越しのたびに法人の住所変更の手続きが必要になります。

時間と金額の節約のためにも、賃貸住まいの方が法人設立する際は、バーチャルオフィスをおススメします。

バーチャルオフィスがおすすめな職業

・ハンドメイド販売などネット通販関係

・副業で自宅を事務所にしている人

・ユーチューバーなどで贈り物を受けとることがある人

2024年2月16日 バーチャルオフィスは怪しい？違法？不安がある方へ｜利用者に話をきいてみた！

バーチャルオフィスのリスク

レンタル会社の倒産リスク

実は、バーチャルオフィスが閉鎖するリスクはゼロではありません。
閉鎖によるトラブルもあります。

閉鎖となれば、貸主から借りていた電話・FAX番号が使えなくなり
法人登記していた場合は、法人住所の移転登記を変更日から2週間以内にする必要があります。
参考元：法務局「商業・法人登記の申請書様式」

倒産リスクが高い会社は

こういった場合は倒産リスクがあります。
住所が使えなくなれば名刺の作り直し、登記していると法人の住所変更など、お金と時間がかかります。

信用問題にも影響を与えかねないので、金額だけで会社を決める事は避けましょう。

過去に犯罪に使われた可能性は要確認

バーチャルオフィスは住所を手軽に借りられるため、詐欺といった犯罪に利用されることが多くありました。

バーチャルオフィスを設立し、その法人で口座を作り、マネーロンダリングに使われるケースもあります。

バーチャルオフィスの契約前には1度
「○○▲▲(バーチャルオフィス住所）　犯罪」
といった検索をかけて、確認してみましょう。

実際に見たらボロボロのビル

バーチャルオフィスのメリットには「部屋のクオリティにこだわる必要がない」というのがあります。

実際に部屋を契約してその場所で仕事をするわけではないので、最悪内覧しなくてもサービスと金額で選ぶことが可能です。

でも、できれば1度は住所のあるビルを確認することをおススメします。
東京の一等地に住所があっても、ビルがボロボロかもしれません。

基本的にバーチャルオフィスへの来客は想定していない方が多いかもしれませんが
不意に訪問する人もいるそうです。

やっち

住所にビル名をのせないことで急な来客を減らし、会う時はカフェやレンタル会議室を用意する方もみえます。

利用規約はあるが契約書がない

バーチャルオフィス提供会では、賃貸借契約書ではなく利用規約書を取り交わします。

この利用規約は、公平なサービスを提供するために、貸主側のルールを借主が全て受け入れるのが前提となっています。

規約に自分の要望が反映されることはあまりないと考えた方がいいです。
※賃貸借契約書の場合、貸主と借主で契約内容をすり合わせます

弁護士ドットコムで調べたところ、契約書と利用規約の効力に大きな差はないそうです。
もし法廷で争うことになれば、利用契約書の内容が重視されます。

やっち

弁護士に寄せられたバーチャルオフィスに関する相談を見ると、
「利用規約の同意にサインする時にそんな説明なかった」が多い！
事務所を仲介業者を通して借りるなら宅建士がちゃんと説明しますが
バーチャルオフィスの場合は自分で利用規約を細かく読み込む必要があります。

2024年4月15日 【意外なリスク】格安バーチャルオフィスのトラブル事例と解決策

バーチャルオフィスのメリット

それぞれを詳しく解説していきます。

安くビジネス用の住所を作ることができる

ビジネス用の住所を作る方法として

これらの方法が挙げられますが、「その場所まで行って仕事をする必要がない」ならバーチャルオフィスが最安です。

バーチャルオフィス以外の方法だと、どうしても重複して光熱費、ネット回線費用、備品費を負担することになります。

やっち

事務所を仲介する時にも、ボロボロの事務所でも初期費用で10万円以上、さらに改装となると20万円以上なんてこともザラ。

副業で住所表示が必要な時に重宝する

ハンドメイド販売やせどりといったネット通販では特定商取引法上、住所表示が必要になります。
プライバシーの問題から、ビジネス用の住所がとりあえず欲しい！という方にバーチャルオフィスはピッタリです。

やっち

変なお客にイチャモンつけられて、さらにそいつに自分の自宅住所が知られたら怖いですよね！

他のオフィス契約に比べて短期間で導入できる

バーチャルオフィス以外の事務所設立の場合、契約に数日～数か月かかります。

レンタルオフィスならすでにデスク等備品が揃っていますが、ゼロから事務所を作り上げるのは大変です。
そこに時間と労力をかけたくないなら、バーチャルオフィスがおすすめ。

都心の一等地の住所を表示して信頼性アップが可能

一等地に住所がある＝賃料を払える＝売り上げがある＝信頼できる

この考え方はみんなが持っていると思います。
賃料が高すぎてとてもじゃないけど借りられない一等地の住所が使える。
これは会社のブランディングにも一役買います。

やっち

弊社代表も、「○号室がつくと会社が小さく見える」という理由から、名刺に記載する住所は番地までにしていました。

経費計上できる（家事按分の必要なし）

自宅を事務所にしていると、光熱費や賃料を全て経費計上にできませんよね。

決算時に家事按分（かじあんぶん）というプライベートと仕事で使った分を計算して、分けて経費計上していると思います。
これがまためんどくさい。
バーチャルオフィスの場合は、気持ちよく事務所の経費として計上できます

やっち

家事按分の計算では、税務署が入った時に計算方法の根拠を示す必要があります。
例：作業部屋の床面積の割合が15％だから、電気代15％を経費計上
こんな風に、1つ1つ根拠をエクセルにまとめてました。

固定電話番号が手に入る

今でも固定電話があるかどうかは、ビジネスの信頼度に大きく影響を与えます。

バーチャルオフィスなら、契約会社から電話番号を借りることができます。
バーチャルオフィス提供会社によっては、03（東京）、06（大阪）、052（名古屋）など主要都市の番号を使うことができます。

やっち

オプションで電話代行（秘書サービス）というものがあります。
かかってきた電話を転送せず、いったんバーチャルオフィスの専用スタッフが電話に出ます。
要件をきき、メール等で知らせてくれます。
「電話対応で時間をとられたくない！」

という方にはオススメなサービスです。

失敗した時のリスクが低い

起業を考えた時に「事業の撤退」まで考えて進めていくのは大切です。
張り切って何なら何まで揃えても、いざ事業縮小や撤退となると、解約違約金など様々なお金が必要になります。

バーチャルオフィスなら初期費用が安いうえに、解約時の損失も最小限に抑えられます。

やっち

実際に、仲介したお客さんが賃料6万円の事務所を借りて1年ほどで解約しました。
初期費用で払った礼金など30万円は戻らず、短期違約金でさらに6万円。
6万円の事務所でも、これだけお金がかかりました。

バーチャルオフィスのデメリット

・弁護士・税理士・行政書士、宅建業など、一部士業では開業許可がおりない
・法人の融資、クレジットカードの審査が通らない場合がある
・バーチャルオフィスであることがバレる可能性はある
・複数の個人または会社と住所や電話番号を共有する

それぞれについて詳しく解説していきます。

弁護士・税理士・行政書士、一部士業では開業許可がおりない

弁護士事務所、税理士事務所、行政書士などは、営業許可の申請時に業務可能なスペースがあることを証明しなければなりません。

これを証明する書類の一つが賃貸借契約書です。

バーチャルオフィスでは賃貸借契約書の発行が不可となっているため、開業する住所としては使えません。

やっち

宅建業も開業先の住所としてバーチャルオフィスは使えません。
開業要件を満たさないのもありますが、開業届けの際に事務所の全方位の写真提出などバーチャルオフィスでは不可能な要件がたくさんあります。

融資が受けられない、法人のクレジットカードの審査が通らない場合がある

融資を受ける際には、バーチャルオフィスだと不利な場合があります。

日本政策金融公庫では住所がバーチャルオフィスであっても融資を受けられますが、一部の金融機関では不可ということがあります。

かといってバーチャルオフィスを諦める必要はありません。
対策としては

銀行側も、バーチャルオフィスがマネーロンダリングに使われた事例が頭にあるので
簡単に首を縦にふるわけにはいきません。

「銀行側が安心できる材料」をたくさん用意すれば、融資を受ける可能性はあります。

銀行口座開設紹介や、法人クレジットカード紹介サービスもあるバーチャルオフィスもあります。

バーチャルオフィスとは？のまとめ

バーチャルオフィスは、副業ブームやコロナによるオフィス縮小に適した新しいオフィスの形です。

そんな方にはオススメなオフィスです。
オプションをつければ、仕事の効率アップも可能です。

今後の事業の1つの選択肢として、知っておいてほしいバーチャルオフィスの紹介でした。

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