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この記事では、バーチャルオフィスでかかる経費がどの勘定科目に該当するのかを紹介しています。
特に税理士に依頼せず自分で経理をしている人にとっては、どのように仕分けるかを調べるだけでも大変だと思います。
今回はバーチャルオフィスで発生するであろう経費の仕分け例を調査しました。
バーチャルオフィスとは？
まずは、バーチャルオフィスを検討中の方向けにバーチャルオフィスについて簡単に紹介します。
すでに利用中の方は次の勘定科目一覧へお進みください。
バーチャルオフィスの仕組み
バーチャルオフィスを借りる流れは以下のようになります。
- バーチャルオフィス運営会社が1室借りる
- 運営会社が借りたオフィスの「住所だけ」を貸し出す
- 貸し出された住所を名刺などで使う
バーチャルオフィスの違法性
借りたオフィスの住所だけを複数人に貸す行為に不安を感じる方もいるかと思いますが、違法性はありません。
バーチャルオフィスで借りた住所を使って法人登記することも認められており、すでに多くの人が登記しています。
バーチャルオフィスでできること
バーチャルオフィスのメインは「住所を借りる」ことですが、これ以外にも様々なサービスがあります。
- 住所を借りる
- 借りた住所で法人登記する
- 電話番号を借りる
- 貸会議室を借りる
バーチャルオフィス各社ごとに提供しているサービスが異なるため、自分がどんなサービスを利用したいのか決めておく必要があります。
バーチャルオフィスに支払う経費の勘定科目一覧
ここでは、バーチャルオフィスを利用していて支払う可能性のある費用がどの勘定科目に該当するかを紹介します。
仕分けがややこしい保証金やデポジットについても解説しています。
勘定科目に正解・不正解はあるのか
前提として、勘定科目は自分で作ることができます。
そのため、「この経費は必ずこの勘定科目にしなければいけない」という決まりごとはなく、正解・不正解はありません。
※パソコン購入代を無理やり水道光熱費にして一括で経費にする等の不正はいけません
ところが、企業会計の原則という会計のルールの1つである【継続性の原則】では、会計処理にはルールを設け、継続することを原則としています。
一般原則五、継続性の原則：
「企業会計は、その処理の原則及び手続を毎期継続して適用し、みだりにこれを変更してはならない。」
つまり、勘定科目は自由に設定しても良いのですが、1度決めた仕訳ルールは継続して使用しなければいけません。
簡単に言えば、「勘定科目は自由に作ってもOK、でも仕分けルールはなるべく変更しないように」という意味です。
バーチャルオフィスで支払う経費一覧
先ほど「この経費は必ずこの勘定科目にしなければいけない」という決まり事はないという解説をした通り、これから紹介する仕分け方法は絶対ではありません。
よくある仕分け方法を紹介します。
勘定科目に不安を感じる方は税務署に問い合わせましょう。
デポジットの仕分け
バーチャルオフィスでは契約時、デポジット*を支払うことがあります。
*郵便物転送料金などに充てる預け金のこと
デポジット代を支払った時点では、まだ経費にすることは原則できません。
全額経費として使うかも不確定で、解約時に残っていれば返金されるからです。
支払い時は預け金として仕分けし、郵便物転送料金などで使った際に経費計上します。
【デポジット支払い時】
預け金 10,000/ 普通預金10,000
【デポジットを使って支払った時】
通信費 500/ 預け金500
バーチャルオフィス利用中は自宅で経費にできるものはないのか
バーチャルオフィスを利用していても、自宅でパソコン等の作業で電気を使うなど、費用がかかります。
この自宅でかかる費用についても、経費計上することができます。
個人事業主の方の場合は1つポイントがあり、開業届の記載方法に注意しましょう。
おすすめな開業届の書き方
- 納税地：住居地か居住地にする
- 「上記以外の住所地・事業所等」にはバーチャルオフィスの住所を記載
自宅とバーチャルオフィスの両方の住所を記載しておくことで、どちらも仕事で使う場所ということを伝えやすくなります。
自宅の電気代を全額経費にすると、税務調査が入った時に高確率で指摘されます。
あらかじめ経費計上するルールを定めておくことをおすすめします。
【例】部屋にある照明器具を数え、パソコンを使用するのに必要な個数の分だけ経費計上する。
例：5個の照明のうちパソコン部屋の照明は1つ→電気代の1/5を経費計上
地代家賃にしない理由
土地や事務所を借りていると、勘定科目として「地代家賃」を使うことが多いです。
ところが、バーチャルオフィスの基本料金は「支払手数料」で仕分けすることが多いです。
理由としては、「地代家賃」に含まれるものが土地・建物賃借契約があるものに対して使われることが一般的だからです。
バーチャルオフィスは建物や部屋を借りるわけではないため、賃貸借契約は通常結びません。
事業者の提供するサービスに対しての「支払手数料」として計上することが多いです。
保証金を経費計上しない理由
保証金は、解約時返金されるものです。
返金されるため経費計上することはできず、資産として計上します。
ただし、「解約時50％償却」等の条件がある場合は経費として計上できます。
保証金の償却○％：解約時、保証金から○％を差し引いた金額を返金する。
例：保証金の償却20％
支払った保証金が10,000円なら、20％の2,000円は返金しないという意味
保証金の償却あり、なしの仕分け例を紹介します。
保証金が全額返還される契約
全額「資産計上」します。
将来返金されるので、経費計上はできません。
【契約時】
保証金 10,000/ 普通預金 10,000
【返還時】
普通預金 10,000/ 保証金 10,000
解約時に返金されない保証金
返還されない金額が20万未満であれば、一括で「支払手数料」として計上できます。
※バーチャルオフィスの保証金は高くて3万円なので、基本的に一括で経費にできます。
【全額保証金が返金されない場合】
例：保証金10,000円が100％償却
支払手数料 10,000/ 普通預金 10,000
【一部保証金が返金されない場合】
例：保証金10,000円が20％償却
保証金 8,000/ 普通預金 10,000
支払手数料 2,000
バーチャルオフィスの相場は把握していますか？
バーチャルオフィス業界はここ数年で激変しています。
この1年で、かつて最安値と言われていた500円台を下回る300円台のバーチャルオフィスが登場しています。
今回はバーチャルオフィスの費用の勘定科目を紹介していますが、「今借りているバーチャルオフィスの料金は適正か」ぜひチェックしてみてください。
バーチャルオフィスの相場
バーチャルオフィス19社を対象とした相場のまとめ記事が参考になるかと思います。
こちらが相場の調査結果を抜粋したものです。
| 相場 | 初期費用 | 月額料金 （税込） | 最短 利用期間 |
|---|---|---|---|
| 住所 のみ | 2,310円 | 371円 | 10.2か月 |
| ネット ショップ | 4,300円 | 783円 | 1年 |
| 住所+郵便物 受取・転送 | 5,400円 | 1,425円 | 5.4か月 |
| 住所+ 法人登記 | 13,663円 | 3,699円 | 4.2か月 |
| 住所+ 貸会議室充実 | 14,609円 | 4,345円 | 6か月 |
| 平均 | 8,056円 | 2,124円 | 7.5か月 |
バーチャルオフィスは利用目的によって料金が大きく異なります。
今利用しているバーチャルオフィスの料金とぜひ比較してみてください。
【19社を調査】バーチャルオフィス利用料金の相場｜利用目的別の相場とおすすめを紹介
利用目的別のおすすめバーチャルオフィス
バーチャルオフィスの勘定科目で悩む方は、個人事業主や法人の方が多いかと思います。
ここでは、個人事業主と法人登記におすすめなバーチャルオフィスを紹介します。
それぞれ選ぶポイントが異なるので、ぜひチェックしてみてください。
個人事業主向き
個人事業主向きバーチャルオフィスの選び方がこちら。
- 法人登記しても料金そのまま
- 最安プランでも郵便物受取・転送が可能
個人事業主の方であれば、売り上げによっては法人登記するタイミングがあるかもしれません。
できれば法人登記しても料金が変わらないもしくは料金が上がっても許容範囲内のものを選びましょう。
また、バーチャルオフィスの住所を名刺等に記載すると、郵便物がバーチャルオフィスに届く可能性があります。
バーチャルオフィスの中には「安い代わりに一切の郵便物を受け取らない」というプランもあるため、郵便物受取・転送可能なプランを選びましょう。
この3社が個人事業主向きな理由を詳しく解説した記事がありますので、より詳細を把握したい方はご覧ください。
【一覧表で簡単比較】個人事業主におすすめなバーチャルオフィスをプロが厳選
法人登記向き
法人登記向きバーチャルオフィスの選び方がこちら。
- 閉鎖リスクが低い
- 郵便物の転送頻度が選べる
- 全国に店舗がある
バーチャルオフィスで法人登記をしたい場合、特に注意したいのが閉鎖リスクです。
なるべく運営会社の規模が大きい、運営歴が長い、店舗数が多いバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。
また、法人登記すれば確実に郵便物がバーチャルオフィスに届きます。
転送費用節約のために月1回、隔週など転送費用をカスタマイズできるバーチャルオフィスがおすすめです。
| DMM バーチャルオフィス | Karigo | GMO オフィスサポート | |
|---|---|---|---|
 |  |  | |
| 入会金 | 5,500円 | 7,300円 申込備考欄「いろはの紹介」 →入会金0円 | 0円 |
| 保証金 | 5,000円 ※解約時返金 | 0円 | 0円 |
| 月額 （税込） | 1,650円～ | 4,700円～ | 1,650円～ |
| 法人登記 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 店舗 | 5店舗 銀座/渋谷/大阪梅田 /福岡/名古屋 | 全国61以上 | 11店舗 渋谷/新宿/青山/銀座 秋葉原/横浜/名古屋/大阪 京都/神戸/博多×2 |
| リンク | ＞比較記事 >公式サイト | >比較記事 >公式サイト  | >比較記事 >公式サイト  |
この3社が法人登記向きな理由を詳しく解説した記事がありますので、より詳細を把握したい方はご覧ください。
バーチャルオフィスの勘定科目はシンプル
今回、バーチャルオフィスを利用する上で発生する費用の勘定科目を紹介しました。
バーチャルオフィスは通常の事務所を契約する場合と比べてシンプルです。
事務所を契約すれば、火災保険料の長期前払費用としての処理、備品の減価償却など様々な仕分けをする必要があります。
経理に時間をかけるのはもったいないです。
事業に集中する時間を作りましょう。
格安バーチャルオフィスが知り方は、まとめ記事をチェックしてみましょう。
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/ 口コミ・分析記事 \
